2010/09/30

PDCAサイクルを回す(3)

PDCAサイクルは、業務改善には欠かせない好循環サイクルです。

Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)の4つのプロセスを順に踏みながら、業務を円滑に進めていくフレームワークの一つです。

Act(改善)を終えてPDCAを1周したら、その改善を踏まえて次のPlan(計画)につなげ、次のPDCAサイクルに入ります。

PDCAサイクルを繰り返して、継続的に業務改善を繰り返していくことは、「螺旋を描くように」とか「スパイラルアップ」などと表現されます。

そこで、PDCAサイクルのそれぞれのプロセスにおいて重要なことは以下になります。

【Plan(計画)】:目標を設定し、それを実現するためのプロセスを計画する段階

●明確な目標設定

目標が明確でないと、あとあとの「測定」「評価」が難しくなります。できるだけ具体的で明確な目標設定をしていきましょう。目標設定のフレームワークとして「SMARTな目標」というものがあります。

●目標達成のためのプロセスの細分化

達成のためのプロセスを明確にしましょう。そのプロセスを細分化しておくことは、実行項目の明確化、具体化につながります。また、細分化をすることで、プロセス途中でのマイルストン(中間目標)等も見えてきます。

【Do(実行)】Planに従い実行する段階

●実行記録の作成

実行した記録を取っていきましょう。細かく取っておく必要はないかもしれませんが、Plan段階でのプロセスや中間目標等に関わることは実行記録を取っておいたほうが、次のCheck段階で役に立ちます。

【Check(評価)】パフォーマンスを測定し、目標との比較・分析を行う段階

●分析する・原因を探る

目標と現状、計画上のプロセスと実行プロセスなどを比較しましょう。差異があるようならばその原因を探ります。スケジュールが遅れているならば、その原因(例えば、計画に無理はなかったか?予定外のことが発生しなかったか?想定した時間より時間がかかってしまったことはないか?)。

●途中段階でCheckする

たとえば、1年間のPlanを立てたとしても、1年たってからCheckしたときには、計画と現状の差が大きくなってしまい手が付けられない可能性があります。半期で、1か月で、1週間でもCheckをし続けることがPDCAサイクルをうまく回す秘訣です。

【Act(改善)】プロセスの改善や是正措置を行う段階

●原因に対する対策を実行

Check段階でのPlanとの差異の原因に対して対策・措置を実施しましょう。スケジュールが遅れているならばリスケする、時間が必要以上にかかっているプロセスがあるならば誰かに手伝ってもらうなど、改善策を実行します。


大きなPDCAサイクルを回すためには、小さなPDCAサイクルを回すことが重要です。